保持期間と自動削除を設定する

設定画面の「保持・バックアップ」タブでは、録音をどれだけの期間残すかを決めます。設定は「保持期間」と「期限超過の自動削除」の 2 つだけです。ここで決めた内容は、組織全体の録音に適用されます。

この 2 つは録音が消えることに直結します。 自動で削除された録音は元に戻せません。 操作にはテナント設定の管理権限が必要です。

保持・バックアップの設定を開く

左のメニューから「設定」を開き、上部の「保持・バックアップ」タブをクリックすると、この画面が出ます。「保持期間」と「期限超過の自動削除」が縦に並び、右上に「変更を保存」があります。

保持・バックアップタブの全体像

書き換えた内容は「変更を保存」をクリックするまで反映されません。変更が無いあいだ「変更を保存」は押せない状態になっています。保存した内容は監査ログに記録されます。

「保持期間」は、録音を残しておく日数です。通話の日時からこの日数が過ぎた録音は、自動削除の対象になります。たとえば 365 日と入れると、1 年より前の通話が対象になります。空欄のままにすると期限が無くなり、録音はいつまでも残ります。

保持期間を決める

削除された録音は元に戻せません。 音声だけでなく、その通話の文字起こしや分析の結果も一緒に消えます。短い日数へ変える前に、その日数より前の録音を消してよいかを必ず確かめてください。期限を無くしたいときは、この欄を空にして保存します。

「期限超過の自動削除」は、保持期間を過ぎた録音を実際に削除するかどうかの設定です。オンにすると、保持期間を過ぎた録音が自動で削除されます。オフにしておけば、保持期間を過ぎても録音は削除されません。削除は 1 日 1 回、決まった時刻に自動で行われます。

期限超過の自動削除を切り替える

オンにするときは、保持期間の日数が業務に合っているかを先に確かめてください。保存した時点で期限を過ぎている録音は、次に削除が動いたときにまとめて消えます。削除の実行は監査ログに残るため、あとから件数を確認できます。

通話の詳細画面で「保護」を付けた録音は、自動削除の対象から外れます。保持期間を過ぎても、保護中の録音は残ります。残しておきたい録音があるときは、保持期間とは別に保護を付けておきます。保護を解除すると、その録音はふたたび自動削除の対象になります。

録音の保存に使える容量には上限があります。使用量が上限を超えると、古い通話から順に削除して上限内に収めます。こちらは保持期間の設定とは別に動くため、保持期間が空欄でも起こります。容量の上限は契約で決まります。この画面からは変更できません。

容量が上限に近づいたことは、通知のメールで受け取れます。容量が足りなくなる前に気づけるよう、通知の宛先を設定しておくと安全です。