会話が誰に見えるかの仕組み

録音した会話が誰に見えるかは、3 つの設定の組み合わせで決まります。ロールのアクセス範囲・グループの階層・録音番号のグループと所有者の 3 つです。

ここでは、この 3 つの組み合わせで「見える・見えない」がどう決まるのか、設定を変えると過去の会話がどうなるのかを説明します。自社の運用に合う構成の決め方は自社に合ったグループ構成を決めるを参照してください。

見えるかどうかは 2 つの情報で決まる

ある会話が、あるユーザー（閲覧者）に見えるかどうかは、次の 2 つの情報を突き合わせて決まります。

会話に記録された情報: 録音を取り込むときに、その会話のグループと所有者が記録されます。もとになるのは録音番号の設定です
閲覧者の設定: ロールに設定されたアクセス範囲と、所属しているグループです

判定の流れは次のとおりです。まず閲覧者のアクセス範囲で分かれ、その先の条件を満たした会話だけが見えます。

図の「会話のグループ」と「所有者」は、録音番号の設定をもとに会話へ記録された情報です。以下で、2 つのアクセス範囲それぞれの見え方を説明します。

「自分の番号のみ」で見える会話

アクセス範囲が「自分の番号のみ」のユーザーには、自分が所有者になっている会話だけが見えます。会話の所有者は参加者ごとに決まるため、1 つの会話に複数人が記録されることもあります。参加者としてユーザーのログイン用メールアドレスが届いた場合はそのユーザーが、届かなかった場合は録音番号の所有者に設定されているユーザーが、その会話の所有者になります。

録音番号の所有者は、1 つの番号につき 1 人までです。そのため、1 つの番号を複数人で使う職場では、この設定だけで全員に見せることはできません。代表番号のように共用する番号は、次の「所属グループ配下」で見せる形にします。

「所属グループ配下」で見える会話

アクセス範囲が「所属グループ配下」のユーザーには、自分が所属するグループの会話と、そのグループの下にあるすべてのグループの会話が見えます。

この構成の場合、見える範囲は次のようになります。

1 課に所属するユーザー: 1 課の会話が見えます
営業部に所属するユーザー: 営業部・1 課・2 課の会話が見えます。サポート部は営業部の下にないため見えません
全社（ルートグループ）に所属するユーザー: 組織全体の会話が見えます

1 人のユーザーは複数のグループに所属できます。複数に所属している場合は、それぞれの範囲を合わせたものが見えます。

見える範囲は足し算で広がるだけで、一部だけを差し引くことはできません。「このグループには見せるが、この人にだけは隠す」という設定はありません。隠したい会話があるときは、グループを分けて構成し直します。

会話のグループと所有者は、録音した時点で決まる

録音を取り込むときに、その時点の録音番号の設定がそのまま会話に記録されます。記録されるのは、録音番号に設定されているグループと所有者の 2 つです。

この記録は、あとから録音番号の設定を変えても自動では変わりません。番号を別のグループへ移すと、それ以後の会話は新しいグループに記録されます。移す前の会話は、元のグループのままです。所有者を交代させたときも同じで、過去の会話は前の所有者のものとして残ります。

録音番号として登録していない番号の会話には、グループも所有者も付きません。この会話は、ルートグループに所属するユーザーだけが見られます。参加者がメールアドレスで届いた場合は別で、後述の「メールアドレスで結び付く場合」のとおり記録されます。

相手側の番号は見ません

会話に記録されるのは、自分の番号（自社側の録音番号）のグループと所有者だけです。相手の番号が自社の録音番号として登録されていても、相手側のグループや所有者は記録されません。そのため、両側で録音された社内同士の通話は、それぞれ録音した側にだけ見えます。両側で録音された通話が何件になるかは届いた録音が何件の会話になるかを参照してください。

閲覧者の見える範囲は、見るたびに今の設定で決まる

一方で、閲覧者がどのグループに所属しているかは、会話を表示するたびにそのときの設定で判定されます。グループのメンバーを変えると、見える範囲はすぐに変わります。

決まり方	対象	設定を変えたときの反映
録音した時点で固定される	会話のグループ・会話の所有者	それ以後の会話から変わります。過去の会話は変わりません
見るたびに判定される	ユーザーの所属グループ・グループの階層	すぐに変わります。過去の会話の見え方も変わります

つまり「その会話がどのグループのものか」は、録音した時点で決まって動きません。「誰にどこまで見えるか」は、常にそのときの設定で決まります。

人事異動や組織変更のときに起きること

出来事	操作	過去の会話への影響
部署の異動	グループのメンバーを付け替えます	会話のグループ・所有者は変わりません。本人には異動先の過去の会話が見えるようになり、異動元の会話は見えなくなります
番号の部署移動	録音番号のグループを変えます	それ以後の会話が新しいグループに記録されます。過去の会話は元のグループのままです
番号の担当者交代	録音番号の所有者を変えます	それ以後の会話が新しい所有者のものになります。過去の会話は前の担当者のままです
退職	ユーザーを無効化します	会話は残ります。本人はログインできないため見られません。同じグループの他のユーザーからは引き続き見えます
組織の統廃合	新しいグループを作り、メンバーと録音番号を移します	過去の会話は古いグループに残ります。古いグループを新しいグループの下へ移せば、新しいグループに所属するユーザーからも見えます

古いグループは、過去の会話がそのグループを参照している間は削除できません。中身を空にしたまま残しておいてください。

特定の会話だけを見せる

登録の漏れなどで、本来見えるはずの人に会話が見えていないことがあります。その場合は、会話の詳細画面から「グループ」と「所有者」を追加できます。追加した相手には、その会話だけが見えるようになります。操作には会話の編集権限が必要です。

この追加は、会話 1 件ごとの個別対応です。今後も同じ範囲で見せ続けたいときは、グループの構成やメンバーの設定を見直してください。

見える範囲と、できる操作は別

アクセス範囲は「どの会話が見えるか」の設定で、権限は「見えた会話に何ができるか」の設定です。この 2 つは独立していて、自由に組み合わせられます。

たとえば「組織全体の会話を見られるが、削除もダウンロードもできない」ロールが作れます。反対に「自分の番号の会話しか見えないが、すべての操作ができる」ロールも作れます。権限の設定はロールと権限を管理するを参照してください。

メールアドレスで結び付く場合

通話の参加者としてユーザーのログイン用メールアドレスが届くと、そのユーザーがその会話の所有者になります。録音番号の登録は要りません。アクセス範囲が「自分の番号のみ」のユーザーでも、自分が参加した会話は見えます。

これは Web 会議に限りません。 Microsoft Teams の通話は、参加者がメールアドレスで届くため同じように結び付きます。電話のうちメールアドレスが届くのは Teams だけです。他の電話は番号が届くため、録音番号で結び付きます。

Teams でメールアドレスが届くのは、Teams 録音のライセンスを持つ人だけです。ライセンスの無い人は、メールアドレスの @ より前の文字列だけが届くため結び付きません。その人が参加した会話は、本人にも本人の所属グループにも見えません。

グループには、結び付いたユーザーそれぞれの所属グループが記録されます。複数のグループのユーザーが参加した会話は、参加者が所属するどのグループからも見えます。そのため社内同士の通話の見え方は、Teams と他の電話で次のように変わります。

	Teams の通話	番号で届く電話（Zoom Phone・PBX・携帯など）
社内同士の通話の件数	1 件	録音した側ごとに 1 件
見える人	ライセンスを持つ参加者全員と、その所属グループ	自分の番号の所有者と、そのグループ

どちらも、録音の対象になっていない人には見えません。

参加者として届くアドレスがログインのものと違う人は、本人と結び付きません。ユーザーのログイン用アドレスを、実際に届くアドレスに合わせてください。変更より前に取り込んだ会話には、あとから直しても結び付きません。録音を始める前に済ませておいてください。