録音が誰に見えるかの仕組み

録音した通話が誰に見えるかは、3 つの設定の組み合わせで決まります。ロールのアクセス範囲・グループの階層・録音番号のグループと所有者の 3 つです。

ここでは、この 3 つの組み合わせで「見える・見えない」がどう決まるのか、設定を変えると過去の通話がどうなるのかを説明します。自社の運用に合う構成の決め方は自社に合ったグループ構成を決めるを参照してください。

見えるかどうかは 2 つの情報で決まる

ある通話が、あるユーザー（閲覧者）に見えるかどうかは、次の 2 つの情報を突き合わせて決まります。

通話に記録された情報: 通話を取り込むときに、その通話のグループと所有者が記録されます。もとになるのは録音番号の設定です
閲覧者の設定: ロールに設定されたアクセス範囲と、所属しているグループです

判定の流れは次のとおりです。まず閲覧者のアクセス範囲で分かれ、その先の条件を満たした通話だけが見えます。

図の「通話のグループ」と「所有者」は、録音番号の設定をもとに通話へ記録された情報です。以下で、2 つのアクセス範囲それぞれの見え方を説明します。

「自分の番号のみ」で見える通話

アクセス範囲が「自分の番号のみ」のユーザーには、自分が所有者になっている通話だけが見えます。電話の場合、録音番号の所有者に設定されているユーザーが、そのまま通話の所有者として記録されます。

録音番号の所有者は、1 つの番号につき 1 人までです。そのため、1 つの番号を複数人で使う職場では、この設定だけで全員に見せることはできません。代表番号のように共用する番号は、次の「所属グループ配下」で見せる形にします。

「所属グループ配下」で見える通話

アクセス範囲が「所属グループ配下」のユーザーには、自分が所属するグループの通話と、そのグループの下にあるすべてのグループの通話が見えます。

この構成の場合、見える範囲は次のようになります。

1 課に所属するユーザー: 1 課の通話が見えます
営業部に所属するユーザー: 営業部・1 課・2 課の通話が見えます。サポート部は営業部の下にないため見えません
全社（ルートグループ）に所属するユーザー: 組織全体の通話が見えます

1 人のユーザーは複数のグループに所属できます。複数に所属している場合は、それぞれの範囲を合わせたものが見えます。

見える範囲は足し算で広がるだけで、一部だけを差し引くことはできません。「このグループには見せるが、この人にだけは隠す」という設定はありません。隠したい通話があるときは、グループを分けて構成し直します。

通話のグループと所有者は、録音した時点で決まる

通話を取り込むときに、その時点の録音番号の設定がそのまま通話に記録されます。記録されるのは、録音番号に設定されているグループと所有者の 2 つです。

この記録は、あとから録音番号の設定を変えても自動では変わりません。番号を別のグループへ移すと、それ以後の通話は新しいグループに記録されます。移す前の通話は、元のグループのままです。所有者を交代させたときも同じで、過去の通話は前の所有者のものとして残ります。

録音番号として登録していない番号の通話には、グループも所有者も付きません。この通話は、ルートグループに所属するユーザーだけが見られます。

閲覧者の見える範囲は、見るたびに今の設定で決まる

一方で、閲覧者がどのグループに所属しているかは、通話を表示するたびにそのときの設定で判定されます。グループのメンバーを変えると、見える範囲はすぐに変わります。

決まり方	対象	設定を変えたときの反映
録音した時点で固定される	通話のグループ・通話の所有者	それ以後の通話から変わります。過去の通話は変わりません
見るたびに判定される	ユーザーの所属グループ・グループの階層	すぐに変わります。過去の通話の見え方も変わります

つまり「その通話がどのグループのものか」は、録音した時点で決まって動きません。「誰にどこまで見えるか」は、常にそのときの設定で決まります。

人事異動や組織変更のときに起きること

出来事	操作	過去の通話への影響
部署の異動	グループのメンバーを付け替えます	通話のグループ・所有者は変わりません。本人には異動先の過去の通話が見えるようになり、異動元の通話は見えなくなります
番号の部署移動	録音番号のグループを変えます	それ以後の通話が新しいグループに記録されます。過去の通話は元のグループのままです
番号の担当者交代	録音番号の所有者を変えます	それ以後の通話が新しい所有者のものになります。過去の通話は前の担当者のままです
退職	ユーザーを無効化します	通話は残ります。本人はログインできないため見られません。同じグループの他のユーザーからは引き続き見えます
組織の統廃合	新しいグループを作り、メンバーと録音番号を移します	過去の通話は古いグループに残ります。古いグループを新しいグループの下へ移せば、新しいグループに所属するユーザーからも見えます

古いグループは、過去の通話がそのグループを参照している間は削除できません。中身を空にしたまま残しておいてください。

特定の通話だけを見せる

登録の漏れなどで、本来見えるはずの人に通話が見えていないことがあります。その場合は、通話の詳細画面から「グループ」と「所有者」を追加できます。追加した相手には、その通話だけが見えるようになります。操作には会話の編集権限が必要です。

この追加は、通話 1 件ごとの個別対応です。今後も同じ範囲で見せ続けたいときは、グループの構成やメンバーの設定を見直してください。

見える範囲と、できる操作は別

アクセス範囲は「どの通話が見えるか」の設定で、権限は「見えた通話に何ができるか」の設定です。この 2 つは独立していて、自由に組み合わせられます。

たとえば「組織全体の通話を見られるが、削除もダウンロードもできない」ロールが作れます。反対に「自分の番号の通話しか見えないが、すべての操作ができる」ロールも作れます。権限の設定はロールと権限を管理するを参照してください。

Web 会議の録音の場合

Web 会議の録音では、会議の参加者全員がその録音の所有者になります。参加者はログインのメールアドレスで本人と結び付くため、追加の登録は要りません。アクセス範囲が「自分の番号のみ」のユーザーでも、自分が参加した会議の録音は見えます。

グループには、参加者それぞれの所属グループが記録されます。複数のグループのユーザーが参加した会議は、参加者が所属するどのグループからも見えます。

会議で別のメールアドレスを使う人は、そのアドレスをチャンネル識別子として登録しておきます。登録より前に取り込んだ会議には、あとから登録しても結び付きません。会議の録音を始める前に登録を済ませておいてください。