自社に合ったグループ構成を決める

グループの構成は、会話が誰に見えるかを決める土台です。組織の形をそのまま作れば多くの場合はうまくいきますが、やりたいことによっては工夫が要ります。

よくあるご要望ごとに、おすすめの構成を紹介します。見え方の仕組みそのものは会話が誰に見えるかの仕組みを参照してください。

構成を決める 3 つの設定

構成は次の 3 つの組み合わせで決まります。

設定	決めること	設定する画面
グループ	組織の形。上下関係のある階層で作ります	グループを管理する
アクセス範囲	ユーザーが見られる会話の範囲	ロールと権限を管理する
録音番号	その会話がどのグループの、誰の会話になるか	録音番号を管理する

考えるときの前提は 4 つです。

アクセス範囲は「自分の番号のみ」と「所属グループ配下」の 2 つから選びます
「所属グループ配下」では、所属するグループとその下にあるグループがすべて見えます
アクセス範囲が「所属グループ配下」のロールで一番上のグループ（ルートグループ）に所属したユーザーは、会社の会話をすべて見られます
アクセス範囲はロールごとの設定で、ユーザーごとには変えられません

見える範囲を分けたいときは、範囲の数だけロールを作ってユーザーに割り当てます。「所属グループ配下」のロールでも、グループに 1 つも所属していないと会話は 1 件も見えません。

以下では、これらをどう組み合わせるかをパターンごとに説明します。

パターン 1: 全員が全部を見られればよい

人数が少なく、会話を部署ごとに分ける必要がない会社向けの構成です。グループを増やさず、ルートグループだけで運用します。

グループ: ルートグループだけを使います
ユーザー: 全員をルートグループに所属させます
ロール: アクセス範囲を「所属グループ配下」にします
録音番号: グループにルートグループを指定します

あとから部署ごとに分けたくなったときは、下にグループを足して番号とユーザーを移せます。

パターン 2: 部署ごとに閲覧を分けたい

部署の中の会話は部署の全員が見られて、他の部署からは見えない構成です。経営層や管理部門など、全体を見る必要がある人だけをルートグループに置きます。

グループ: ルートグループの下に、部署ごとのグループを作ります
ユーザー: それぞれ自分の部署のグループに所属させます
ロール: アクセス範囲を「所属グループ配下」にします
録音番号: その番号を使う部署のグループを指定します

パターン 3: 担当者は自分の会話だけ、上長はチーム全体を見たい

コールセンターや営業でよくある構成です。担当者と上長で見える範囲が違うので、ロールを 2 つ用意します。

グループ: 課ごとにグループを作ります
担当者: アクセス範囲が「自分の番号のみ」のロールを割り当てます
担当者の番号: 所有者にその担当者を指定します
上長: 課のグループに所属させ、「所属グループ配下」のロールを割り当てます

所有者が空のままだと、その番号の会話は担当者本人にも見えません。

パターン 4: 部と課の階層に合わせて見える範囲を変えたい

課長は自分の課、部長は部の全体、役員は全社という構成です。グループを組織図と同じ形にすると、見える範囲が役職に沿って決まります。

グループ: 部のグループの下に課のグループを作ります
課長: 自分の課のグループに所属させます
部長: 部のグループに所属させます。配下の課も見えます
役員: ルートグループに所属させます
ロール: いずれもアクセス範囲は「所属グループ配下」で共通です

役職ごとにロールを分ける必要はありません。所属するグループの位置が範囲を決めます。

パターン 5: 部長には部直属の会話だけ見せたい

パターン 4 と似ていますが、「部長に課の会話は見せない」というご要望です。「所属グループには含めるが配下は含めない」という設定はないため、部直属用のグループを別に作ります。

グループ: 部のグループの下に「本部」のグループを課と並べて作ります
録音番号: 部直属の番号は「本部」のグループに指定します
部長: 「本部」のグループだけに所属させます

部長を「営業部」に所属させると配下の課がすべて見えるため、所属先を間違えないようにします。のちに部長へ課の会話も見せたくなったら、所属を「営業部」に変えるだけで切り替わります。

パターン 6: 代表番号を複数人で使いたい

代表電話や共有の窓口番号を、複数の担当者で受ける場合の構成です。録音番号の所有者は 1 人までしか設定できないため、グループを使って全員に見せます。

グループ: 代表番号専用のグループ（例: 代表窓口）を作ります
録音番号: 代表番号のグループに、その専用グループを指定します
ユーザー: 受電する担当者を全員そのグループに所属させます
ロール: アクセス範囲を「所属グループ配下」にします

担当者が自分の部署の会話も見る場合は、部署のグループにも所属させます。所属は複数持てて、見える範囲は所属分の足し算になります。

パターン 7: 役員や人事の会話を他から離したい

機微な会話を扱う部門を、他の部門から見えない位置に置く構成です。独立したグループを作り、そのグループには関係者だけを所属させます。

グループ: ルートグループの下に、独立したグループを作ります
ユーザーと録音番号: そのグループの中だけに置きます
ルートグループの所属: 本当に全社を見る必要がある人だけに絞ります

ルートグループに所属したユーザーには、このグループの会話も見えます。完全に隠すことはできないため、全社を見られるユーザーを増やさない運用が前提になります。

パターン 8: 監査担当には見せるが操作はさせたくない

見える範囲と、見えたものにできる操作は別の設定です。グループで範囲を決め、ロールの権限で操作を絞ります。

グループ: 監査担当を、監査したい範囲のグループに所属させます
ロール: 閲覧だけのロールを作り、削除やダウンロードの権限を外します
ロール: アクセス範囲は「所属グループ配下」にします

全社を監査するならルートグループ、特定の部門だけならその部門のグループに所属させます。権限の一覧と設定方法はロールと権限を管理するを参照してください。

異動や組織変更のとき

グループの所属を変えると、その人の見える範囲はすぐに切り替わります。異動先の過去の会話が見えるようになり、異動元の会話は見えなくなります。

一方で、会話がどのグループのものかは録音した時点で決まり、あとから変わりません。録音番号のグループを変えても、それより前の会話は元のグループのままです。詳しくは会話が誰に見えるかの仕組みを参照してください。

1 件だけ例外的に見せたいとき

構成を変えずに、特定の会話だけを特定の人に見せることもできます。会話の詳細を開き、「メタデータ」の「編集」から所有者やグループを追加します。

この変更は、その会話 1 件にだけ適用されます。操作には会話の編集権限が必要です。同じ相手に今後もずっと見せるなら、グループの所属で対応する方が確実です。

Web 会議の録音も同じ構成で使えます

Web 会議の録音は、参加者のメールアドレスから本人と所属グループを特定します。そのため、電話向けに作った構成をそのまま使えます。結び付く条件は会話が誰に見えるかの仕組みの「メールアドレスで結び付く場合」を参照してください。

できないことと代わりの方法

ご要望どおりに設定できない構成もあります。代わりの方法を用意しています。

できないこと	代わりの方法
グループでは見せて、その中の 1 人にだけ隠す	見せる相手だけが所属するグループに分けます
所属するグループだけを見せて、その下は見せない	本部のグループを作ります（パターン 5）
「今月だけ見せる」のような期限付きの閲覧	会話ごとに追加し、不要になったら手作業で外します
案件やプロジェクトの単位で見える範囲を分ける	グループは組織の形に合わせ、案件はメタデータで絞り込みます
1 つの番号の会話を複数人の「自分の会話」にする	所有者は 1 人までです。共有はグループで行います（パターン 6）
番号のグループを変えて過去の会話も移す	過去の会話は移りません。必要な会話だけ個別に追加します
社外の参加者に会話を見せる	できません。閲覧できるのは YouWire にログインするユーザーだけです
全社を見られるユーザーから特定の会話を隠す	全社を見られるユーザーを最小限にします（パターン 7）

見える範囲は足し算だけで決まります。「ここは見せない」という引き算の設定はありません。そのため、隠したいものがあるときはグループを分けるのが基本の考え方になります。